Нужно ли доп соглашение при смене фамилии

Мы подготовили ответы на вопросы по теме: "Нужно ли доп соглашение при смене фамилии" с комментариями специалистов. Уточнить данные на 2020 год можно у дежурного консультанта.

Содержание

Вопрос: Каков порядок действий при смене сотрудником паспорта? Нужно ли делать приказ о смене фамилии (например, при вступлении в брак)? Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при смене паспорта по достижении возраста или смене фамилии? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Каков порядок действий при смене сотрудником паспорта? Нужно ли делать приказ о смене фамилии (например, при вступлении в брак)? Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при смене паспорта по достижении возраста или смене фамилии?

Сведения о фамилии, имени, отчестве работника, а также сведения о документах, удостоверяющих его личность, вносятся в трудовой договор при его заключении. ТК РФ не предусматривает необходимости заключения соглашения к трудовому договору при изменении указанных сведений и внесения новых сведений в трудовой договор. При этом при изменении фамилии работника необходимо издать приказ о внесении в связи с этим изменений в документы по учету труда (личную карточку и др.). Кроме того, при изменении фамилии работника потребуется внесение изменений в трудовую книжку работника.

В соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В соответствии с п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Дополнительное соглашение к трудовому договору
в связи со сменой работником фамилии

[ место заключения соглашения ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», и

[ Ф. И. О. работника ], в дальнейшем именуемый «Работник», а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. В связи со сменой Работником фамилии с [ указать старую фамилию ] на [ указать новую фамилию ] изложить преамбулу трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] в следующей редакции:

«[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и

[ Ф. И. О. работника ], именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:».

2. В разделе «Подписи и реквизиты сторон» реквизиты Работника изложить в следующей редакции:

[ Ф. И. О. полностью ]

Дата рождения: [ число, месяц, год ]

Паспорт серия [ значение ] номер [ значение ]

выдан [ кем и когда ]

Адрес проживания: [ вписать нужное ]»

3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] и вступает в силу с [ число, месяц, год ].

4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, остаются в силе и действуют условия трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ].

Читайте так же:  Порядок общения отца с ребенком после развода

5. Реквизиты и подписи Сторон:

[ подпись, инициалы, фамилия ]

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Нужно ли доп соглашение при смене фамилии

Главная страница Форум Гарант

Внесение изменений в кадровые документы при изменении
анкетно-биографических данных работника

Необходимые изменения должны быть внесены во все учетные документы данного сотрудника.
Сначала издается соответствующий приказ, затем вносятся изменения в трудовую книжку, личную карточку сотрудника, табель учета рабочего времени и прочие учетные документы, готовится дополнительное соглашение к трудовому договору.

Приказ об изменении анкетно-биографических данных

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми кадровой службой предприятия.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого в данном случае будет выступать свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника. Образец оформления приказа об изменении фамилии см. в Примере 1.

ООО «Аленький цветочек»

23 декабря 2005 N 135
Москва

Об изменении фамилии

В связи со вступлением М.Ю. Ивановой в брак,
Приказываю:
1. Изменить в учетных документах фамилию Марии Юрьевны Ивановой, упаковщика цеха N 1, на Милешину с 23 декабря 2005 года.
2. Службе персонала:
— подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору, заключенному с работником;
— внести соответствующие записи в личную карточку и трудовую книжку работника;
— довести приказ до бухгалтерии, начальника цеха N 1.
Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ N 635756, выданное Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС города Москвы 18 декабря 2005 года.

Генеральный директор _______________ Е.В. Маркин

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2020 года

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о заключении брака.
  3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Интересное видео

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Дополнительное соглашение к трудовому при смене фамилии

Рассматриваем составление дополнительного соглашения к трудовому договору при смене фамилии работника, основания, документы.

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2020 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Приказ или дополнительное соглашение

Принятие заявления от работника — это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике.

Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.

Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации — как правило, это семь рабочих дней.

Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.

Образец приказа

Ответственность работника

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

  • обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
  • в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
  • сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Предприниматель меняет фамилию

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Медведь и Аркадий Серков объясняют, требуется ли индивидуальному предпринимателю, сменившему фамилию в связи со вступлением в брак, перезаключать из-за этого договоры с контрагентами, а также представлять какие-либо документы в государственные органы в связи с внесением изменений в ЕГРИП.

ИП в связи с вступлением в брак сменил фамилию. Следует ли ИП перезаключать договоры с контрагентами (или заключать дополнительное соглашение) при смене фамилии? Каков порядок изменения сведений в ЕГРИП, в данных налогового учета и учета во внебюджетных фондах в данной ситуации?

Читайте так же:  Возражение на лишение родительских прав отца

Прежде всего рассмотрим вопрос о договорных отношениях в данной ситуации.

В соответствии с п. 1 ст. 2 ГК РФ участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. При этом гражданин в силу п. 1 ст. 19 ГК РФ приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая.

Согласно п. 1 ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Вместе с тем из ст. 18 ГК РФ следует, что занятие предпринимательской и иной, не запрещенной законом деятельностью, является одним из элементов составляющих содержание правоспособности гражданина. Гражданская правоспособность согласно п. 1 ст. 17 ГК РФ принадлежит в равной мере всем гражданам, и по смыслу п. 2 ст. 17 ГК РФ она возникает в момент рождения гражданина и прекращается его смертью. Гражданин, наделенный статусом индивидуального предпринимателя, отвечает по долгам от предпринимательской деятельности собственным имуществом (ст. 24 ГК РФ).

Соответственно, государственная регистрации в качестве индивидуального предпринимателя не создает нового субъекта гражданского права, а лишь наделяет гражданина специальным статусом (смотрите также, например, постановление Девятого ААС от 13.03.2012 N 09АП-597/12). Гражданин, наделенный статусом индивидуального предпринимателя, участвует в гражданском обороте именно как гражданин, от своего собственного имени.

Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. Гражданин обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене своего имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени. Указанный риск связан с тем, что должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом (ст. 312 ГК РФ), а практически по любому договору каждая из сторон несет обязанность в пользу другой стороны и, соответственно, считается должником другой стороны в том, что обязана сделать в ее пользу, и одновременно ее кредитором в том, что имеет право от нее требовать (п. 2 ст. 308 ГК РФ).

Вместе с тем, по смыслу норм гражданского законодательства, под условиями договора понимаются предмет договора, способ и порядок исполнения обязательств по договору, иные обстоятельства, подлежащие согласованию сторонами сделки (ст.ст. 1, 307, 309, 310, 420, 421 ГК РФ). Отсюда следует, что те данные, которые не требуют согласования, в том числе сведения о сторонах договора, включая имена граждан и наименования юридических лиц, по существу условиями договора не являются. Соответственно, изменение имени или наименования стороны договора не влияет на его юридическую силу и не влечет необходимости внесения каких-либо изменений в такой договор, который продолжает действовать и должен исполняться надлежащим образом. Судебной практики о перемене имени гражданином не обнаружено, но в отношении изменения наименования юридических лиц, ситуация с которым аналогична по существу, судебная практика, подтверждающая сказанное, имеется — смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 06.04.2011 по делу N А53-16076/2010, Одиннадцатого ААС от 09.06.2011 N 11АП-5332/11.

Таким образом, при смене фамилии индивидуальным предпринимателем необходимо и достаточно только уведомить об этом контрагентов.

Перейдем к вопросу об изменении сведений в ЕГРИП, в данных налогового учета и учета во внебюджетных фондах.

Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ) в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (далее — ЕГРИП) содержатся сведения об индивидуальном предпринимателе: фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество на русском языке (пп. «а»), данные основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (пп. «е»).

Согласно абзацу пятому п. 4 ст. 5 Закона N 129-ФЗ в случае изменения сведений о смене паспортных данных индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в ЕГРИП на основании имеющихся у такого органа сведений о местах жительства предпринимателя, полученных от органов, осуществляющих регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения. При этом в п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ указано, что сообщать об изменении паспортных данных в регистрирующий орган индивидуальный предприниматель не обязан. Это положение развивается в абзаце втором п. 15.1 Требования к оформлению документов (приложение N 20 к приказу ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/[email protected]), в котором указано, что заявление о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в ЕГРИП, не оформляется в случае изменения паспортных данных, в том числе в связи с изменением фамилии, имени, отчества физического лица.

Согласно п. 3 ст. 83 НК РФ постановка индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе по месту его жительства осуществляется на основании сведений, содержащихся в ЕГРИП. В соответствии с п. 3 ст. 84 НК РФ, а также п. 4 Правил ведения Единого государственного реестра налогоплательщиков (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.02.2004 N 110) внесение изменений в сведения об индивидуальных предпринимателях, содержащиеся в ЕГРИП, осуществляются на основании сведений, предоставляемых из соответствующих государственных органов (п.п. 3 и 8 ст. 85 НК РФ).

Информация об изменении сведений, содержащихся в ЕГРИП, передается также в отделения ФСС России и отделения ПФР. Так, согласно п. 9 Правил представления в регистрирующий орган иными государственными органами сведений в электронной форме, необходимых для осуществления государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также для ведения единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 N 1092), регистрирующий орган в течение 5 рабочих дней с момента внесения в ЕГРИП иных сведений об физических лицах, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, бесплатно предоставляет указанные сведения в соответствии с Правилами в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации, региональные отделения Фонда социального страхования Российской Федерации, территориальные органы Федеральной службы государственной статистики.

Читайте так же:  Пособие путина матерям одиночкам
Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, изменение паспортных данных, в том числе и изменение фамилии ИП, в ЕГРИП, в данных налогового учета и учета внебюджетных фондов происходит в результате межведомственного обмена документами. Индивидуальный предприниматель для этого представлять какие-либо документы в государственные органы не должен.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Всё о дополнительном соглашении к трудовому договору о смене фамилии: образец документа

При смене работником фамилии его документы должны быть приведены в соответствие с новым паспортом.

Как проводится по закону изменение паспортных данных в трудовом договоре, что для этого нужно, каков алгоритм действий работодателя?

Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации, иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону.

В ст. 57 ТК РФ сказано, что в трудовой договор (далее – ТД), наряду с иными сведениями, вносятся ФИО. При возникновении обстоятельств, приведших к смене фамилии, и на этом основании получении нового основного персонального удостоверения – паспорта, требуется в обязательном порядке корректировка ТД.

Сотрудник, как только получит новые персональные документы, должен немедленно предоставить оригиналы и копии кадровику.

Необходимость соглашения

Любые изменения о работнике должны своевременно вноситься в документацию работодателя, поскольку несовпадение данных в будущем будет затруднять идентификацию личности.

Получение заработной платы в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор отдела кадров должен нести ответственность за регистрацию новых сведений о сотруднике.

Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.

Изменить паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Нужно осуществить некоторые процедуры на базе новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:

  1. свидетельство о заключении брачных уз либо их расторжении, либо решение суда (основание смены фамилии);
  2. новое удостоверение личности;
  3. заявление.

Заявление должно быть адресовано начальнику организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Нужно учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить конкретно от него.

Заявление не имеет типового образца, закрепленного на законодательном уровне, а значит, заполняется в свободной форме. Сама просьба включает в себя примерно следующую фразу:

«Прошу изменить во всех документах, где содержится моя личная информация, мою фамилию с … на … .»

После чего нужно поставить дату и подпись.

Подпись должна быть выглядеть, как в старом паспорте, даже если гражданин решил воспользоваться новой подписью в новом удостоверении личности.

Ниже указывается перечень прилагаемых к заявлению документов. В некоторых случаях они могут отличаться, но, как показывает практика, это ксерокопии паспорта и свидетельства о заключении брака.

Документы для соглашения

Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью.

К заявлению необходимо приложить документы, которые удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.

Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.

Согласно нормам статьи 47 Гражданского кодекса РФ, изменение Ф.И.О. должно быть зафиксировано в ЗАГСе. Орган отмечает изменение в имени в особой книжке, устанавливающей акты гражданского состояния.

ЗАГС изучает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».

Отделение ЗАГС изготавливает новенькое свидетельство о рождении с установлением приобретенной фамилии. Касательно замены паспорта, то миграционная служба заменяет старое удостоверение личности на новое в течение 10 суток.

Государственная пошлина за смену фамилии варьируется в пределах 1000-1500 рублей. Уплачивается она по отдельным реквизитам, которые закреплены в каждом ЗАГСе самостоятельно.

Отдел кадров, бухгалтерия вносят изменения в организации в следующую документацию:

  1. трудовой договор;
  2. трудовая книжка;
  3. персональное дело;
  4. лицевой счет;
  5. отчеты по выплатам;
  6. график рабочего распорядка.

Принятый приказ должен пройти процедуры регистрации в журнале, куда вносятся все приказы.

В трудовую книжку можно вносить поправки на базе свидетельства о заключении брака. При этом на первой странице трудовой книжки перечеркивается старая фамилия и вписывается новая.

Если же говорить о персональной карточке, то она заполняется по новой только на основании удостоверения личности.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

Читайте так же:  Где нужно получать свидетельство о рождении ребенка

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?

Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа.

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

  • собственная фамилия некрасиво звучит или обозначает предмет, растение или иное;
  • человеку надоело, что в детские и юношеские годы его постоянно дразнили и придумывали прозвища;
  • тянется шлейф уголовного прошлого, и есть желание избавиться от него;
  • вражда с родителями дошла до критической точки, и сын или дочь хотят напрочь отрубить свою родословную;
  • изменение пола;
  • отец или брат печально «прославили» свой род, получив известность в качестве маньяка, и пр.

Число смен никак не ограничено. Какой идеей не руководствовался бы сотрудник, этот его поступок влечет корректировку кадровых бумаг (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных…).

Как внести изменения в трудовой договор?

Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:
  • подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
  • паспорт по новым данным;
  • заявление;

Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись. Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.

Изменение фамилии в трудовой книжке.

Составление дополнительного соглашения

Законодательством не предусмотрен типовой формы оформления доп. соглашения. Это означает, что документ составляется в произвольном формате на базе содержания трудового контракта с указанием причины его необходимости.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии ниже.

Образец соглашения

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии включает в себя вводную, содержательную и заключительную части. Заголовок должен включать в себя название соглашения, дату составления.

Обязательно нужно прописать место оформления документа, населенный пункт, где составлялась бумага. В первой части прописывается вся информация о сторонах контракта. Указываются данные о начальнике, его должности и о сотруднике.

Содержательная часть включает в себя следующие сведения:

  1. дата принятия изменений;
  2. основания для внесения поправок;
  3. ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при составлении соглашения;
  4. информация о количестве экземпляров и их рассылке.

Заключительная часть состоит из подписей сторон договора. В обязательном порядке ставится печать работодателя. Также отмечается тот факт, от какой стороны произошла инициатива для подписания дополнительного соглашения.

В большинстве своем соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами.

Подготовка дополнительного соглашения

Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии должно быть подготовлено в 2-х экз. (по одному для работодателя и сотрудника), а его номер – это порядковый номер дополнений к ТД. Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.
  2. В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
  3. Подпись на доп. соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.
Читайте так же:  Порядок уплаты и взыскания алиментов кратко

Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.

Издание специального приказа

Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.

Приказ это обычный, произвольной формы, готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.

Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Нужно ли при смене фамилии заключать дополнительное соглашение к трудовому договору

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 12

Вопрос: Сотрудница, выйдя замуж, изменила фамилию. Нужно ли в этой ситуации заключать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Ответ: В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ содержание трудового договора состоит из трех основных частей: первая часть включает сведения, характеризующие работника и работодателя; вторая — обязательные условия трудового договора, и третья — условия трудового договора, которые стороны могут устанавливать по своему усмотрению.

В первой части трудового договора сведения представляют собой положения, устанавливаемые на основании документов, представленных работником (паспорт, водительские права или заменяющий их документ) или имеющихся у работодателя (учредительные документы, устав).

Условия трудового договора вырабатываются сторонами и поэтому являются не чем иным, как соглашением работника и работодателя.

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ фамилия, имя, отчество относятся к сведениям, которые в обязательном порядке должны быть включены в трудовой договор.

Существует трактовка, что изменение фамилии, имени, отчества является недостающими сведениями к трудовому договору и данное изменение необходимо вносить непосредственно в текст трудового договора. Однако до наступления изменений сведения о сотруднике уже были в тексте договора, в который нельзя вносить правки, как это делается, к примеру, в трудовой книжке.

Видео (кликните для воспроизведения).

Поэтому правильнее было бы издать приказ по основной деятельности организации, в котором было бы указано, что с такой-то даты изменились персональные данные сотрудницы, а ответственным структурным подразделениям (отделу кадров, бухгалтерии) внести изменения во все учетные документы.

Источники

Нужно ли доп соглашение при смене фамилии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here